Controle de fornecedores: qual a importância e como fazer?

Controle de fornecedores: 5 passos de como realizar!

O controle de fornecedores é um processo que tem por objetivo acompanhar a atuação desses parceiros comerciais desde os primeiros contatos. Para isso, são adotadas uma série de práticas que ajudam a fazer essa avaliação e, dessa forma, extrair o melhor custo-benefício dessa contratação.

Ao realizar esse tipo de controle, a agenda de fornecedores da sua empresa também ficará mais organizada, pois você tem a chance de manter somente aqueles que realmente estão qualificados para atender o seu negócio.

Um dos motivos que levam a esse resultado é que o monitoramento de fornecedores, como também pode ser chamado esse processo, acompanha esses parceiros a partir dos passos iniciais e engloba também a verificação do desempenho deles durante o tempo de validade do contrato firmado.

Dessa forma, se um fornecedor tiver uma performance abaixo do esperado, você tem a chance de identificar outro mais adequado na sua base ou fora dela e fazer providenciar a substituição.

Achou interessante, mas não sabe como fazer o controle de fornecedores da sua empresa? Então, siga a leitura deste artigo e confira os cinco principais passos!

O que é controle de fornecedores?

O controle de fornecedores, ou monitoramento de fornecedores, pode ser definido como um conjunto de atividades que permite acompanhar e analisar a maneira como esses parceiros trabalham. Essa verificação começa na homologação, passa pela análise de desempenho e vai até o momento que o contrato é finalizado.

Na prática, significa que o controle de empresas fornecedoras envolve atividades como:

identificação do fornecedor mais qualificado;

• coleta, análise e validação de documentos para homologação;

• gestão de riscos, incluindo os financeiros, jurídicos, reputacionais, ambientais, sociais, entre outros;

• avaliação de performance;

• e outros pontos semelhantes.

Quais as vantagens do monitoramento de fornecedores?

Além de aprimorar sua agenda de fornecedores, como comentamos logo na abertura deste artigo, esse controle gera uma série de outras vantagens para sua empresa. Entre as que mais se destacam, estão:

• melhora da gestão de compras;

• construção de uma base de fornecedores mais sólida e qualificada;

• mitigação de vários riscos, como os de desabastecimento e de imagem;

• aprimoramento do relacionamento com os fornecedores;

• identificação mais precisa e rápida de empresas fornecedoras qualificadas;

• compra de matérias-primas ou contratação de serviços com mais qualidade;

• facilidade de encontrar boas oportunidades de negociação, ajudando a alcançar o melhor custo-benefício.

Como fazer um controle de fornecedores eficiente? 5 passos!

Para fazer um controle de fornecedores eficiente na sua empresa, os passos mais indicados para você seguir são:

1.separe os fornecedores por tipo;

2. avalie os riscos periodicamente;

3. acompanhe o desempenho dos fornecedores;

4. atente-se às leis e normas;

5. use bons sistemas de gestão de fornecedores.

1. Separe os fornecedores por tipo

Basicamente, existem três tipos de fornecedores, que são os monopolistas, os habituais e os especiais.

Os monopolistas são aqueles que comercializam produtos e/ou serviços exclusivos. Por isso, não têm concorrentes. Já os habituais fornecem itens e soluções comuns a diversos segmentos. Os especiais, por sua vez, atendem demandas raras ou pontuais.

Como cada um tem um perfil de atuação, separá-los por grupos ajuda a deixar o controle muito mais fácil.

Somado a isso, ao aprender como fazer cadastro de fornecedores seguindo esse critério, você verá que é mais rápido encontrar a empresa fornecedora que você precisa de acordo com esses parâmetros.

2. Avalie os riscos periodicamente

Todo fornecedor gera riscos para seus contratantes, em maior ou menor grau. Durante a homologação, é imprescindível fazer essa avaliação. Porém, ela precisa ser refeita periodicamente após a empresa fornecedora ser inserida na sua base.

O motivo é que, com o passar do tempo, podem acontecer situações que levem seu fornecedor a gerar riscos para o seu negócio que antes não existiam. Por exemplo, ele pode ter problemas financeiros que levem à interrupção temporária das atividades. Certamente, isso gerará para sua empresa risco de desabastecimento.

Ao avaliar os riscos de tempos em tempos, você tem a chance de se antecipar a problemas como esses e já definir um bom plano de ação para diminuir os possíveis impactos.

3. Acompanhe o desempenho dos fornecedores

Princípio semelhante vale para o acompanhamento do desempenho dos fornecedores. Afinal, um parceiro que cumpre o estabelecido no contrato com qualidade nos primeiros meses, pode enfrentar problemas que afetam sua performance tempos depois.

Novamente, se você fizer o monitoramento dos fornecedores, consegue se antecipar a essa situação e proteger sua empresa. Inclusive, um modelo de avaliação de fornecedores pronto pode ajudar bastante a realizar essa atividade.

4. Atente-se às leis e normas

Leis e normas podem sofrer atualizações. Atentar-se a isso é fundamental para garantir que sua empresa atue em compliance. Porém, seus fornecedores também precisam trabalhar da mesma maneira, do contrário, podem gerar riscos para o seu negócio.

Assim, ao fazer o controle das empresas fornecedoras, não se esqueça de verificar se elas estão em dias com as legislações e se estão seguindo as diretrizes mais recentes.

5. Use bons sistemas de gestão de fornecedores

E para deixar todos os passos anteriores mais fáceis e rápidos de serem realizados, é bem importante contar com um bom software de gestão de fornecedores.

Na hora de escolher uma solução desse tipo, lembre-se que, quanto mais completo for o sistema, menos etapas manuais você terá e mais otimizado e preciso será o controle dos seus fornecedores.

Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem fornecedores com apenas alguns cliques!